שמירת מיילים וגם משהו חשוב למשתמשי אאוטלוק-אקספרס
ד"ר צבי ארצי 4.11.2006
אחת התופעות ה"מגונות" אצל המשתמשים בדואר אלקטרוני היא אגירה/שמירה של הודעות דוא"ל בתוכנה. בסופו של דבר (ובעצם בראשיתו...) תוכנות הדואר האלקטרוני אינן מחסן! והן אינן בנויות לשמירה/אגירה - בוודאי לא להיקפים גדולים מאוד!
הסבר: בדרך כלל, נהוג לשמור מידע בתיקיות המחשב. כך למשל, איננו שומרים קבצים ב'וורד' או ב'פאואר-פוינט'. אנחנו שומרים את הקבצים בתיקיות, ואפשר לשמור בתיקיה אחת קבצים שנוצרו בתוכנות שונות!
עד כאן הכל יפה - אלא שבתוכנות הדואר האלקטרוני אנחנו נוהגים שלא לשמור את המיילים בתיקיות, אלא בד"כ מסתפקים בהשארתם בתוכנה. למען ההגינות נציין, שהתוכנה שומרת את המיילים בתיקיות מיוחדות משלה, אבל, ככלל, נציין שלא רצוי להשאיר הרבה מיילים בתיקיות השונות שלה.
נציין, שכאשר מוחקים הודעה, היא אינה נמחקת סופית, אלא עוברת לתיקיה אחרת (תיקית 'פריטים שנמחקו'), ואם נוסיף לכך את העתקי המיילים שנשלחים (אלה עוברים לתיקיה 'דואר שנשלח') הרי שהמספר הכולל של מיילים הוא "נכבד". ה"מכובדות" הזאת, אינה רצויה כל-כך, ולפיכך מומלץ במיוחד למחוק/לנקות את המיילים מהתוכנה.
אומנם מעצבי התוכנות ידעו (פחות או יותר) עם מי יש להם עסק - ולפיכך הם מאפשרים נפח אכסון די גדול למיילים, אבל גם ל"די גדול" יש גבול....
הדרך הנאותה לשמירת המיילים היא כנהוג לגבי כל קובץ אחר: מתפריט 'קובץ' בוחרים 'שמירה בשם' ומנווטים אל התיקיה הרצויה.
בענין זה, יש יתרון למשתמשי אאוטלוק אופיס - מאחר שנפח האכסון כאן הוא אדיר (20 ג'יגה ב-2003!!!)! הסיבה לכך היא שהתוכנה משמשת גם לפגישות ולמשימות, אבל לאאוטלוק אופיס בגרסאות קודמות ל-2003 יש נפח אכסון קטן פי 10!!!! ולכן כדאי למחוק!
המצב אצל משתמשי אאוטלוק אקספרס אף גרוע יותר, ואלה נקראים להקפדה יתרה בענין צבירת המיילים בתוכנה! כלומר, לא לצבור!
אני נוהג לצבור לא יותר מ-150 מיילים בכל אחת מהתיקיות - ובד"כ - אני מקפיד למחוק (לצמיתות) כל מה שיש בתיקית "פריטים שנמחקו".
בשתי התוכנות יש אפשרות לדחוס את התיקיות כדי להקטין את הסיכוי להתפוצצות, אבל אתמקד הפעם בהיבט ייחודי לאאוטלוק אקספרס, משום שלעיתים מזומנות (כשהמצב מתקרב לבעייתי...) התוכנה מציעה לכם לדחוס את התיקיות כדי לחסוך מקום!.
ההצעה נראית מפתה ואף הגיונית, ורובנו אפילו שמחים לקבלה. כלומר, מאשרים את ההצעה לביצוע - ומתברר שיש בעיה!!! גולשים בפורומים מדווחים שפעולה זאת גורמת, לעיתים, להיעלמות כל המיילים!!!!
מיקרוסופט כבר יודעת על כך, ופרסמה תיקון לבעיה, אבל הוא רלוונטי רק למשתמשי אאוטלוק-אקספרס באנגלית (כלומר, שהתפריטים 'קובץ', 'תצוגה' וכו' הם באנגלית) - ולכן מומלץ למי שיש ברשותו את הגרסה האנגלית - להתקין את התוסף הזה מכאן.
בעלי אאוטלוק אקספרס בעברית - מתבקשים להימנע מ"להיענות" להצעה של התוכנה לבצע דחיסה, ובוודאי שלא ליזום פעולה כזאת!!!
"חכם לא נכנס לצרות שפיקח יודע איך לצאת מהן", וכאמור ברישא של הדברים - החוכמה היא להימנע מצבירה של מיילים.
בטעינה...